رسالة التّغطية هي الخطاب المكتوب المرفق بالسيرة الذّاتيّة الّذي يقدّم لأخذ فرصة عمل.

و بهذا التعريف يتبيّن مدى التشابه الكبير بين كلا من رسالة التّغطية و رسالة الدّافع، غير أنّ الفرق بينهما هو أنّ رسالة التّغطية تكون للتقدّم على وظيفة ربحيّة، بينما رسالة الدّافع تكون للفرص غير الربحيّة كالمنح الدّراسيّة أو الأعمال التّطوعيّة.

كذلك عادة ما تركّز رسالة التّغطية على الشخص المتقدّم نفسه و ماذا سوف تستفيد منه الجهة الموظّفة، بخلاف رسالة الدّافع الّتي تتمحور حول قدرات المتقدّم و خططه المستقبليّة في المجتمع. وهنا سيتمّ التطرق إلى كيفيّة كتابة فقرات رسالة التّغطية بالإضافة إلى ما يحبّذ تأكيده و ما ينبغي تجنبه.

تبدأ رسالة التّغطية بتحيّة البدء و فقرة المقدّمة .

في تحيّة البدء تأكد بأن تذكر اسم الشخص الموجّهة إليه الرّسالة مسبوقا بلقبه و ملحوقا بمسماه الوظيفي مثل: 

" السّيّد/ة ... / مدير دائرة الموارد البشريّة بشركة ... "

و ذلك سيعطي انطباعا جيّدا بمدى اهتمامك. وفي حالة تعذر الحصول على الاسم، فبالإمكان توجيه الخطاب بعموم المسمّى الوظيفيّ مثل:

" السّيّد/ة / مدير دائرة الموارد البشريّة بشركة... ".

ثمّ تنتقل إلى كتابة فقرة المقدّمة و الّتي تذكر فيها الوظيفة المتقدّم عليها و كيفيّة علمك بها. ثمّ تصرّح برغبتك الجامحة للحصول على الوظيفة الشاغرة. استعرض مؤهّلاتك و مهاراتك ذات العلاقة بالوظيفة مركزا على المهارات المذكورة في إعلان الوظيفة. و اختتم فقرة المقدّمة بالتأكيد مرّة أخرى على اهتمامك بالحصول على الوظيفة الشاغرة.

فقرات التفاصيل هي فقرات المنتصف ما بين المقدّمة والختام.

يحبّذ أن تكون الفقرات ما بين فقرة واحدة كحد أدنى، و ثلاث فقرات كحد أقصى. في هذه الفقرات الوسطى يتمّ التركيز على قضيّتين, القضيّة الأولى هي الخبرات العمليّة السابقة فيما يتعلّق بالوظيفة الشاغرة المتاحة. فيتمّ ذكر نموذج عمل سابق أو مشروع منجز، و تفصّل المهام الموكّلة وكيف سار أداءها حتى أنجزت بنجاح. و كذلك تذكر أهمّ الدّروس المستفادة كخبرات من تجربة العمل تلك. و القضيّة الثانية هي القيمة النّوعيّة الّتي ستضيفها إلى الشركة أو الجهة الموظفة في حالة تمّ اختيارك لشغل الوظيفة. من الأفضل أن تقرأ جيّدا عن الجهة الموظفة و تستوضح عن أهمّ المشاكل التي تعاني منها. وهنا تذكر أهمّ مشكلة تؤرّق إدارة الجهة الموظفة. تحلّل أسبابها من وجهة نظرك و تقترح جملة حلول لّلتغلب على هذه المشكلة. وفي نفس المقام تربطها بخبراتك السابقة و أنّك الشّخص الملائم لّلتغلب على هذه المشكلة كلّيّا أو جزئيّا.

الفقرة الأخيرة هي فقرة الختام.

و تتضمّن قضيّتين رئيسيّتين هما الشكر و الدّعوة لاتّخاذ إجراء إيجابيّ تجاه طلبك. فأما القضيّة الأولى فإنه من المحبّذ تقديم الامتنان للجهة الموظفة لإتاحتها مثل هذه الفرصة. كذلك يقدّم الشكر لقارئ الرّسالة نظير الجهد و الوقت المبذول لتحليل الرّسالة و اتّخاذ قّرّار فيها. و القضيّة الثانية هي حثّ لجنة الاختيار و استمالتهم لاختيارك بشغل فرصة العمل من خلال التّأكيد مرة أخرى أنّك الشخص الأنسب للوظيفة مدعّما ذلك بخبرتك السابقة و خططك المستقبليّة لّلتغلب على تحديات الشركة أو الجهة الموظفة. و جملة الختام هي اسمك مسبوقا بتحيّة رسميّة مثل: " المخلص/ ... ".

هناك عدّة أمور محمود اتباعها في كتابة رسالة التّغطية.

من أهمّ ما يجب اتّباعه في رسالة التّغطية هو الخصوصيّة. أي أن تكتب رسالة تغطية خاصّة بجهة واحدة و لا يتمّ استنساخها لإرسالها إلى عدّة جهات. و لذلك أهمّيّة بالغة في إعطاء انطباع جيّد باهتمام المتقدّم و حرصه على تقديم معلومات خاصّة بجهة التّوظيف و ليست عموميّة تصلح لكلّ الجهات. إبراز الخبرات العمليّة و ربطها بالتّحديات الّتي تواجه جهة التّوظيف سيكون له الدور الأبرز في عمليّة الاختيار. كذلك من المحبّذ أن تكون نبرة الخطاب مليئة بعبارات التفاؤل و الرّغبة في النجاح و التّميز حتى تقتنع لجنة الاختيار بأنّ لديك روحا معنويّة ستنهض بالأداء. و من الجوانب الفنيّة يفضّل أن تكون الرّسالة مختصرة في صفحة واحدة و مدقّقة لغويا وإملائيا.

يذمّ في رسالة التّغطية عدّة أساليب:

تكرار السيرة الذّاتيّة في رسالة التّغطية هو خطأ شائع يقع فيه الكثير. السيرة الذّاتيّة هي مرفقة ضمن ملفّ التّقدّم فلا داعي لتكرارها في رسالة التّغطية، و بدلا عن ذلك فصّل بشكل أوضح جانب الخبرات العمليّة. كذلك من غير المحبّذ أن ترفق ملحقات برسالة التّغطية كالجداول أو الرسوم البيانيّة, لأنّ ذلك محتوى كمّيّ شديد التفصيل بينما رسالة التّغطية تهدف إلى توضيح الخبرة النّوعيّة و ليست الكمّيّة. استخدام العبارات العامّة مثل: "إلى من يهمّه الأمر" يعطي انطباع بعدم الأهمّيّة والخصوصيّة، فلذا يجب تجنّب مثل هذه الإطلاقات. و من الجهة التّنافسيّة، فإنّه من غير الّلائق مهاجمة منافسو الشركة أو الجهة و النيل منهم لإرضاء جهة التّوظيف. إنّ سلوك الهجوم الّلفظيّ سيعكس مدى العدوانيّة و السّلبيّة لدى المتقدّم، و الأفضل من ذلك هو عكس روح التنافس الشّريف بين الجهة و منافسوها في السّوق.